Les présents sont : l'animateur est : les scribes sont : le pouce décision est : l'adresse de l'espace de co-écriture du compte rendu est :
Ordre du jour
Rappel des décisions et choses à faire (de la réunion passée)
Nouvelles tâches entrantes, (sollicitations, mail à traiter collectivement, nouveau projet...)
Info à faire circuler vers l'extérieur (tweet, réseaux, partenaires...)
Agenda / Rencontres (vous avez rencontré cette semaine et ça peut intéresser les autres...)
Points d'ordre du jour (qui le présente, combien de temps estimé, attendus de ce point (information, discussion, décision...)
Projets (où en est-on ?, fonctionnement, blocage...)
En ce moment je travaille sur...
Projets boulets (expression de ses projets boulets, demande d'aide ou demande de transfert de dossier)...
Point comptable, chiffres clef
Infos de la semaine (veille partagée, info marquantes...)
Fonctionnements de la semaine (ce qui a fonctionné sans que l'on ai eu à l'organiser par plein de réunion)
Dysfonctionnements de la semaine
Rappel des décisions
Prochaine réunion : la semaine prochaine !
Exemple de rituel d'une réunion
Raison d'être
Lieu d'échange d'informations d'intérêt général, fréquence fixe
Point d'information et point pour avis
Régularité
1 fois par mois
Outils
Lien vers l'espace de préparation de la prochaine réunion => Contribuer à l'ordre du jour de la réunion
Lien vers les relevés de décisions et compte rendu de réunions => Compte-rendus de Réunions
Organisateur/trice
Avant la réunion:
A chaque fin de réunion de laboratoire, sont désignées deux personnes qui se chargent de la communication et de la diffusion du compte rendu :
envoyer un message collectif pour informer les membres de la date, de l'heure de la réunion et du lieu où chacun peut contribuer à l'ordre du jour
Réserver la salle de réunion présence et distance
Prendre connaissance de l'ODJ sur le PAD de l'espace collaboratif.
Le jour de la réunion
Accueillir les membres dans la salle de réunion le jour J en présence et distance
Aider au choix du gardien du temps, et à l'animateur (celui qui passe la parole)
Présenter l'ODJ et le minuter
Après la réunion :
faire le CR à partir des notes collaboratives sur le PAD
le mettre sur l'espace collaboratif en format PDF
Envoyer un mail à l'ensemble des membres pour informer que le CR est disponible sur l'espace collaboratif (mettre le lien dans le message pour que le CR soit facilement accessible).
Rituel
Désignation : animateur/trice de séance, maître du temps, preneurs de notes, pousse conclusion (= animateur/trice ou autre personne)
Rappel des conclusions de la réunion précédente (par l'organisateur/trice)
Présentation OdJ (par l'animateur/trice)
Présentation des nouveaux venus
Points d'OdJ
En fin de séance : validation collective des conclusions > à noter dans le CR