Ordre du jour
- Rappel des décisions et choses à faire (de la réunion passée)
- Nouvelles tâches entrantes, (sollicitations, mail à traiter collectivement, nouveau projet...)
- Info à faire circuler vers l'extérieur (tweet, réseaux, partenaires...)
- Agenda / Rencontres (vous avez rencontré cette semaine et ça peut intéresser les autres...)
- Points d'ordre du jour (qui le présente, combien de temps estimé, attendus de ce point (information, discussion, décision...)
- Projets (où en est-on ?, fonctionnement, blocage...)
- En ce moment je travaille sur...
- Projets boulets (expression de ses projets boulets, demande d'aide ou demande de transfert de dossier)...
- Point comptable, chiffres clef
- Infos de la semaine (veille partagée, info marquantes...)
- Fonctionnements de la semaine (ce qui a fonctionné sans que l'on ai eu à l'organiser par plein de réunion)
- Dysfonctionnements de la semaine
- Rappel des décisions
Prochaine réunion : la semaine prochaine !
Exemple de rituel d'une réunion
Raison d'être
Lieu d'échange d'informations d'intérêt général, fréquence fixe
Point d'information et point pour avis
Régularité
1 fois par mois
Outils
- Lien vers l'espace de préparation de la prochaine réunion => Contribuer à l'ordre du jour de la réunion
- Lien vers les relevés de décisions et compte rendu de réunions => Compte-rendus de Réunions
Organisateur/trice
Avant la réunion:
A chaque fin de réunion de laboratoire, sont désignées deux personnes qui se chargent de la communication et de la diffusion du compte rendu :
- envoyer un message collectif pour informer les membres de la date, de l'heure de la réunion et du lieu où chacun peut contribuer à l'ordre du jour
- Réserver la salle de réunion présence et distance
- Prendre connaissance de l'ODJ sur le PAD de l'espace collaboratif.
Le jour de la réunion
- Accueillir les membres dans la salle de réunion le jour J en présence et distance
- Aider au choix du gardien du temps, et à l'animateur (celui qui passe la parole)
- Présenter l'ODJ et le minuter
Après la réunion :
- faire le CR à partir des notes collaboratives sur le PAD
- le mettre sur l'espace collaboratif en format PDF
- Envoyer un mail à l'ensemble des membres pour informer que le CR est disponible sur l'espace collaboratif (mettre le lien dans le message pour que le CR soit facilement accessible).
Rituel
- Désignation : animateur/trice de séance, maître du temps, preneurs de notes, pousse conclusion (= animateur/trice ou autre personne)
- Rappel des conclusions de la réunion précédente (par l'organisateur/trice)
- Présentation OdJ (par l'animateur/trice)
- Présentation des nouveaux venus
- Points d'OdJ
- En fin de séance : validation collective des conclusions > à noter dans le CR