Ritualiser les réunions

Les moments de présence sont fondamentaux pour dynamiser un groupe, impulser de la coopération. Les participant·es doivent sortir regonflés de ces moments. Monter l'excellence d'animation de ces moments aura un effet sur votre processus global.
Pour cela quelques conseils potentiellement utiles :
  • ritualiser les réunions, reprendre systématiquement une structure type.
  • définir des rôles et les partager, les faire circuler à chaque réunion.
  • extraire les décisions de la réunion, de manière explicite.
  • utiliser des techniques d'animations qu dépotent.

  • Bien expliciter de quelle type de réunion il s'agit :
    • réunion rénale, réunion de triage <= réunion très régulière qui permet de traiter, suivre les affaires courantes. ce type de réunion est très régulier, une fois par semaine, une fois par mois. Elle est déjà calée pour toute l'année.
    • réunion politico / statégiques <= une à deux fois par an, elle permet de prendre du recul sur l'année passée, elle permet de sortir de la glue du quotidien pour imaginer ce qui va se passer pour les années à venir. il peut être pertinent de faire ces réunions hors site habituel.
    • réunion d'analyse des outils <= une à deux fois par an, prise de recul sur les outils mis en place au sein du collectifs. Sont-ils toujours pertinents, efficaces, utiles, améliorables
      • outils d'animations
      • outils numériques
      • rôles...

Exemple de rituels de réunions rénales

  • Les présents sont :
  • l'animateur est :
  • les scribes sont :
  • le pouce décision est :
  • l'adresse de l'espace de co-écriture du compte rendu est :

Ordre du jour

  • Rappel des décisions et choses à faire (de la réunion passée)
  • Nouvelles tâches entrantes, (sollicitations, mail à traiter collectivement, nouveau projet...)
  • Info à faire circuler vers l'extérieur (tweet, réseaux, partenaires...)
  • Agenda / Rencontres (vous avez rencontré cette semaine et ça peut intéresser les autres...)
  • Points d'ordre du jour (qui le présente, combien de temps estimé, attendus de ce point (information, discussion, décision...)
  • Projets (où en est-on ?, fonctionnement, blocage...)
  • En ce moment je travaille sur...
  • Projets boulets (expression de ses projets boulets, demande d'aide ou demande de transfert de dossier)...
  • Point comptable, chiffres clef
  • Infos de la semaine (veille partagée, info marquantes...)
  • Fonctionnements de la semaine (ce qui a fonctionné sans que l'on ai eu à l'organiser par plein de réunion)
  • Dysfonctionnements de la semaine
  • Rappel des décisions

Prochaine réunion : la semaine prochaine !

Exemple de rituel d'une réunion

Raison d'être
Lieu d'échange d'informations d'intérêt général, fréquence fixe
Point d'information et point pour avis
Régularité
1 fois par mois
Outils
  • Lien vers l'espace de préparation de la prochaine réunion => Contribuer à l'ordre du jour de la réunion
  • Lien vers les relevés de décisions et compte rendu de réunions => Compte-rendus de Réunions
Organisateur/trice
Avant la réunion:
A chaque fin de réunion de laboratoire, sont désignées deux personnes qui se chargent de la communication et de la diffusion du compte rendu :
  • envoyer un message collectif pour informer les membres de la date, de l'heure de la réunion et du lieu où chacun peut contribuer à l'ordre du jour
  • Réserver la salle de réunion présence et distance
  • Prendre connaissance de l'ODJ sur le PAD de l'espace collaboratif.

Le jour de la réunion
  • Accueillir les membres dans la salle de réunion le jour J en présence et distance
  • Aider au choix du gardien du temps, et à l'animateur (celui qui passe la parole)
  • Présenter l'ODJ et le minuter

Après la réunion :
  • faire le CR à partir des notes collaboratives sur le PAD
  • le mettre sur l'espace collaboratif en format PDF
  • Envoyer un mail à l'ensemble des membres pour informer que le CR est disponible sur l'espace collaboratif (mettre le lien dans le message pour que le CR soit facilement accessible).
Rituel
  • Désignation : animateur/trice de séance, maître du temps, preneurs de notes, pousse conclusion (= animateur/trice ou autre personne)
  • Rappel des conclusions de la réunion précédente (par l'organisateur/trice)
  • Présentation OdJ (par l'animateur/trice)
  • Présentation des nouveaux venus
  • Points d'OdJ
  • En fin de séance : validation collective des conclusions > à noter dans le CR