interpole : Google Documents

Nom de l'outil numérique

Pour quel usage utiliser cet outil ?

Suivre l'avancée d'un projet, gérer ses tâches

Écrire un document collectivement

Synchroniser nos actions (Agendas, Partage et diffusion d'événements)

Discuter et échanger à distance

Cartographier, positionner des points ou des ressources

Autres

Se rencontrer, se présenter en présentiel et à distance

Partager des ressources

Réfléchir ensemble et rendre visible les cogitations

Gérer des données (collecter, organiser, analyser et partager)

Diffuser de l'information

Décider et rendre visibles les décisions

Communiquer vers l'extérieur

Gérer un budget, collecter des fonds

Créer des présentations ou des visuels

Est-ce un outil libre / Opensource ?

Difficulté de prise en main

Description de l'outil

Google Docs est une suite de bureautique en ligne, gratuite. Elle comprend un traitement de textes, un tableur, un logiciel de présentation, un logiciel permettant de générer des formulaires en ligne et un logiciel de dessin. Cette suite permet de partager vos documents de bureautique (en lecture ou en écriture) et de rédiger à plusieurs. Depuis le passage à Google Drive il est également possible de partager d'autres types de documents.

**Présentation**
""<object style="height : 390px; width : 640px"><param name="movie" value="http://www.youtube.com/v/YzyWBOHJIXQ?version=3&feature=player_detailpage"><param name="allowFullScreen" value="true"><param name="allowScriptAccess" value="always"><embed src="http://www.youtube.com/v/YzyWBOHJIXQ?version=3&feature=player_detailpage" type="application/x-shockwave-flash" allowfullscreen="true" allowScriptAccess="always" width="640" height="360"></object>""

**Pré-requis**
 - Avoir un compte Google (pour créer et partager un document : les autres participants ne sont pas obligés d'en avoir un).
 - Savoir utiliser une suite bureautique (traitement de texte, tableur, présentation).

**Quelques applications**
 - Prise de notes de manière synchrone et à distance lors d'une réunion téléphonique.
 - Création d'une enquête en ligne, les résultats étant compilés dans un tableau (pour en savoir plus, voir la fiche Outil [[GoogleFormulaire Google Formulaire]]
 - Pour préparer la programmation d'un événement, les organisateurs·trices compilent les noms et les coordonnées des intervenant·e·s potentiels dans un tableau, les données sont ainsi structurées et permettent un traitement ultérieur style publipostage.
 - Pour un //planning// de formation, un tableau est mis en ligne en différenciant les droits : les étudiant·e·s peuvent consulter le tableau à jour en temps réel pour connaître leur emploi du temps (mais pas le modifier) et les formateurs·trices peuvent le modifier directement sans avoir à passer par un intermédiaire.
 - Pour rédiger à plusieurs un document demandant une mise en page : rapport, etc...
 - Pour créer un diaporama qui pourra ensuite facilement être inséré dans un site internet.

**prise en main**
""<object style="height : 390px; width : 640px"><param name="movie" value="http://www.youtube.com/v/BIbbW_yCwcA?version=3&feature=player_detailpage"><param name="allowFullScreen" value="true"><param name="allowScriptAccess" value="always"><embed src="http://www.youtube.com/v/BIbbW_yCwcA?version=3&feature=player_detailpage" type="application/x-shockwave-flash" allowfullscreen="true" allowScriptAccess="always" width="640" height="360"></object>""

**Pour aller plus loin**
 - [[http://www.calameo.com/read/000311730850371ad8cf0 Guide de prise en main Google Document réalisé par Sylvie Roth et Frédéric Soussin]]
 - [[http://www.commentcamarche.net/faq/14771-google-documents-decouvrir-google-documents Découvrir Google Document]]
 - [[https://support.google.com/docs/?hl=fr Centre d'aide Google Document]]

Avantages de l'outil

- Les fichiers sont en ligne et donc accessibles de n'importe quel poste relié à internet.
 - Les documents peuvent être rédigés de manière synchrone (un curseur de couleur indique qui modifie) et asynchrone (un historique permet de savoir qui a modifié quoi).
 - L'option "partage pour tous les utilisateurs disposant du lien" permet de partager un document et de le modifier à plusieurs même si les autres participant·e·s n'ont pas de compte Google.
 - le document disponible est toujours la dernière version à jour (ce qui n'est pas le cas quand on transfert les documents //via// le //mail//).
 - Les modifications sont compilées en temps réel, il n'y a pas de problème de version.
 - Tous les documents sont créés et modifiés à travers Google Document, il n'y a donc pas de problème de format de document comme on peut le retrouver avec des personnes utilisant Open Office et Word (doc, odt), ni de problème de version du logiciel (doc, docx). Tout le monde a le même logiciel, avec la même version.
 - Possibilité d'utiliser un //tchat// à côté du document quand on travaille sur un document de manière synchrone mais à distance