interpole : Travailler tous ensemble, sans y être : l'organisation interne d'Outils-réseaux

Titre

Témoignage

L'équipe a la particularité d'être parfois éclatée car plusieurs des 6 salariés télétravaillent soit occasionnellement soit principalement. Par ailleurs tous sont sur des temps partiels. Il n'y a donc pas d'unité de temps et d'espace pour le travail : les outils informatiques et TIC répondent donc en partie aux problématiques d'organisation et de communication liées à cette situation.
=====Partage de documents et co-rédaction=====
 - Un intranet, sous la forme d'un ""YesWiki"" protégé par //login// et mot de passe, constitue l'espace de centralisation des informations nécessaires à la vie de l'équipe : comptes-rendus de réunions, description des projets, co-rédaction de documents, mémo et procédures y sont ainsi regroupés.
 - Pour co-rédiger les comptes-rendus de réunion en direct, le système Ietherpad est utilisé dans un premier temps, puis le compte-rendu est copié-collé dans l'intranet. Pour du contenu de type tableur, nous utilisons les outils Google documents.
 - Une Dropbox par membre de l'équipe permet, //via// un dossier partagé, à chacun d'avoir sur son poste de travail l'ensemble des documents liés au fonctionnement de la structure (documents administratifs, comptables, gestion des projets...). La Dropbox permet de synchroniser la mise à jour de ces fichiers (si l'un des salariés modifie un document dans le répertoire Dropbox de son ordinateur, automatiquement, les autres salariés dont l'ordinateur est connecté bénéficieront de la mise à jour).
=====Communication : réunion, //mailing// et messagerie=====
 - Une réunion d'équipe est organisée tous les lundis : certains la suivent à distance (//via// Skype) et Etherpad. On y fait le tour des projets, des rencontres...
 - Un //mail// par personne, lu //via// le logiciel de messagerie Thunderbird (en utilisant le système "POP" : les messages sont téléchargés sur le poste de chacun).
 - Une liste de diffusion pour le CA et l'équipe : chacun des salariés y est inscrit et quelques membres du CA. Ainsi quand l'un d'eux écrit, tous reçoivent le message. 
 - Une liste de diffusion équipe uniquement.
 - Une boite "accueil" : elle est consultée par tous les salariés (abonnement //via// Thunderbird en IMAP : c'est-à-dire que les messages restent en ligne sur le serveur) : chacun a accès à tous les messages reçus et envoyés et peut envoyer un message en utilisant cette adresse.
 - Utilisation du logiciel Phpliste pour gérer les contacts et la diffusion de //mails// : Phpliste permet de  gérer une base de données de contacts //mails// et possède une interface pour configurer des //mailings//. Son avantage est que les personnes peuvent se désabonner eux-mêmes.
 - Skype est utilisé par tous pour pouvoir communiquer à distance (utilisation quotidienne du //chat//, et une fois par semaine, utilisation de la visio-conférence et du partage de bureau pour la réunion d'équipe).
=====Synchronisation=====
 - Des calendriers permettent à chacun de suivre l'emploi du temps de l'équipe : chacun a son agenda (Phpicalendar ou  Google Agenda) en ligne, il y en a un commun à toute l'équipe, et chacun a sur son poste un outil pour les mettre à jour (Sunbird ou l'extension Lightning de Thunderbird).
=====Veille partagée=====
 - Avec le //tag// "outils-reseaux.org" sur Delicious, la veille est collective et on peut la suivre par flux RSS.
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