Concertation et distance

Production de la réunion du 6 janvier saisie et mise en forme par Cécile M
Voir la prise de note de la réunion du 6 janvier (pad) : https://pad.colibris-outilslibres.org/p/ConcertationDistanceIfr%C3%A9e

TRAITEMENT DE LA DEMANDE ET CONTRACTUALISATION
Traitement de la demande : entretiens (1 ou 2) à distance ou en présentiel - Formalisation d'une proposition (réponse AO, devis/contractualisation partenariale...)
Contractualisation de la mission : Création d'une plateforme/gare centrale regroupant les éléments suivants : proposition métodologique, chronogramme de la démarche, formulaires d'inscription, espaces par groupe de travail (liste des participants, déroulé, CR et ressources spécifiques), ressources généralistes (vidéo, podcast, document méthodologique, article de presse...).
Objectifs de la gare centrale : rendre le processus visible de toutes et tous, tout le temps (transparence de l'information et de la décision, niveau d'information constant, mobilisation et inclusion des parties prenantes, dynamisme de la démarche, volonté écologique de la démarche...). L'outil numérique permet de poursuivre la dynamique amorcée, de stimuler la participation (proposer des idées en asynchrone qui seront ensuite discutées lors de temps à distance synchrones ou en présentiel).
A faire : rédiger un mémo sur les éléments facilitants la mise en place d'une gare centrale (nom, accès, contenus éditorialisés, règles de contribution...)

ETAPE PREALABLE - PREPARATION DU CADRE DE TRAVAIL AVEC LE COMMANDITAIRE
Intervention : Préparation, animation et suivi d’une réunion de cadrage avec le commanditaire
Modalités :
  • Organisation d'une réunion en présentiel (2h/3h) dans les locaux du commanditaire ou à distance (1h30), en visioconférence, avec le(s) agent.e(s) et élu.e(s) si possible (au moins sur une partie de la réunion) = Dans le cas d'une réunion à distance, ce sera peut-être à reproduire une seconde fois ?
  • Animation des échanges autour de la proposition définitive : étapes de travail, instances de pilotage et de concertation, calendrier, répartition des taches... : à distance (Attention, à un moment el document est stabilisé)
Outils et supports de travail :
  • compte zoom Ifrée (programmer et ouvrir une réunion zoom)
  • pad pour une saisie en direct collective du relevé de décision/proposition définitive = prendre appui sur le document questions principales pour créer des rubriques à remplir pendant la réunion ?
  • partage d'écran vers la gare centrale pour se l'approprier collectivement

ETAPE - CONDUITE DES ENTRETIENS
Interventions : Préparation, conduite d'une série d'entretiens avec des acteur.rice.s concerné.e.s et rédaction d'une synthèse (élements saillants issus des entretiens)
Modalités :
  • Rédaction d’une trame d’entretien et partage via la gare centrale : à distance
  • Prise de contact et planification des entretiens : à distance
  • Conduite des entretiens individuels : en présentiel de préférence, possible à distance (téléphone et/ou visioconférence)
  • Mise en forme des propos recueillis dans les entretiens : rédaction d’une synthèse et partage via la gare centrale : à distance
  • Elaboration de propositions d’ajustement dans la conception et la conduite de la démarche au regard de la synthèse : rédaction d'un document, partage via la gare centrale et échange par téléphone et/ou visioconférence : à distance - Si ajustements importants prévoir une réunion en présentiel
Outils et supports de travail :
  • compte zoom Ifrée (programmer et ouvrir une réunion zoom)
  • réunion téléphonique avec OVH (attention ne pas pas être programmée trop longtemps à l'avance)
  • gare centrale : dépot des documents (synthèse entretiens, proposition démarche)
  • Calendly https://calendly.com/

ETAPE - LANCEMENT DE LA CONCERTATION
Interventions : Appui au recrutement (?) - Préparation, animation et suivi d'une réunion de lancement de la concertation
Modalités :
  • Réalisation d'une vidéo de présentation de la démarche et d'appel à mobilisation (filmer le commanditaire et mettre en ligne sur gare centrale (et autres supports numériques du commanditaire), en complément du chronogramme de la démarche) : à distance
  • Invitation des personnes vues en entretien et acteur.rice.s ciblées, par mails, courriers + relances téléphoniques si possible : à distance
  • Organisation d'une réunion en présentiel ou à distance (visioconférence) d'1h30, pour présenter la synthèse des entretiens, la démarche et mobiliser dans les groupes de travail
  • Réalisation d'un formulaire d'inscription pour les groupes de travail, en ligne sur la gare centrale : à distance
Outils et supports de travail :
  • compte zoom Ifrée (programmer et ouvrir une réunion zoom)
  • formulaire d'inscription en ligne sur la gare centrale (demander aux personnes ce qu'elles cherchent et peuvent apporter dans le travail collectif à venir => A creuser, ce n'est pas encore une pratique Ifrée)
  • gare centrale : dépot des documents (vidéo de présentation, chronogramme, liste des groupes de travail...)
  • outils d'information et de communication numériques : site internet, réseaux sociaux... pour mobiliser ?

ETAPE - APPROPRIATION DU MANDAT/INTERCONNAISSANCE
Interventions : Préparation, animation et suivi d'une 1ere réunion du groupe de concertation
A noter à cette étape Laurent propose aux participant.e.s d'expérimenter le processus complet de la concertation en accéléré en traitant d'un sujet "consensuel" => Piste à approfondir ?
Modalités :
  • Organisation d'une réunion en présentiel ou à distance (visioconférence) d'1h30, pour présenter le mandat du groupe, rappeler la démarche de concertation, présenter la gare centrale et les outils disponibles pour le diagnostic (vidéos, études...)
  • Mise en place de modalités favorisant l'interconnaissance au sein du groupe de concertation : en présentiel (présentation dynamique, impliquante) et à distance (en petits groupes en visioconférence, à 2 par téléphone ou visioconférence)
Outils et supports de travail :
  • compte zoom Ifrée (programmer et ouvrir une réunion zoom) : orgniser des salles de discussion pour
#permettre la présentation des participant.e.s en petits groupes (qui je suis, pourquoi je suis là...)
  • fiche d'identité/trombinoscope en ligne, sur la gare centrale
  • proposer des rdv téléphoniques avant la réunion entre participant.e.s qui ne se connaissent pas ?
  • gare centrale : dépot des documents (chronogramme, liste des groupes, liste des inscrits)

REALISATION DU DIAGNOSTIC PARTAGE
Interventions : Préparation, animation et suivi d'1 ou 2 réunions du groupe de concertation
Modalités :
  • Présentation des éléments de diagnostic (données scientifiques factuelles "froides") : en présentiel ou à distance par visio conférence (synchrone) ou via la diffusion d'une ou plusieurs vidéos du commanditaire et d'expert.e.s (asynchrones)
  • Appropriation du diagnostic : réactions, compléments (données plus "chaudes") : en présentiel
=> Notion de pédagogie inversée : intervention descendante à distance (synchrone ou asynchrone) et questions apprenantes mises en débat, approfondies en présentiel
  • Identification des enjeux majeurs, des sujets à approfondir : en présentiel
Outils et supports de travail :
- compte zoom Ifrée (programmer et ouvrir une réunion zoom) : intervention du commanditaire et/ou d'un expert.e et questions de précision (chat)
- mise en ligne d'une ou plusieurs vidéos sur la gare centrale : enregistrements zoom, smarphone, PPT interaction (cf formation CAFOC)..?
- gare centrale : dépot d'éléments de diagnostic (études, schémas, PPT, vidéos commanditaire et expert.e.s))

ETAPE - EXPLORATION ET PRIORISATION DES SUJETS A TRAITER
Interventions : Préparation, animation et suivi d'1 temps lors d'une des réunions du groupe de concertation
Modalités :
  • Exploration des sujets à traiter, des enjeux ?
  • Priorisation des sujets à traiter : en présentiel (1h max dans une réunion) ou à distance par visioconférece (1h30)
Outils et supports de travail :
  • compte zoom Ifrée (programmer et ouvrir une réunion zoom)
  • outil de priorisation, système de votes en ligne (balotilo...) : cf expérience ME
  • gare centrale : dépot de document (liste des sujets à traités une fois priorisés par les acteur.rice.s)

ETAPE - DEFINITION DES ACTIONS A ENGAGER
Interventions : Préparation, animation et suivi d'1 ou 2 réunions du groupe de concertation
Modalités :
  • Définition des actions à conduire : en présentiel (3h par réunion) ou à distance par visioconférence et en petits groupes (1h30) pour définir les actions avant validation collective ou les approfondir après validation collective, ou à distance en asynchrone pour découvrir d'autres expériences (vidéos témoignages) et ouvrir le champ des possibles ?
Outils et supports de travail :
  • compte zoom Ifrée (programmer et ouvrir une réunion zoom) : utiliser les salles de discussion pour faire des sous groupes ou proposer aux acteur.rice.s de se retrouver à des moments différents (programmer plusieurs réunions zoom)
  • pad avec des rubriques prédéfinies pour permettre aux acteurs de décrire leurs propositions d'actions, au regard de la problématique définie, du contexte, de leurs moyens d'actions etc.
  • gare centrale : dépot de documents (listes des actions, "fiches actions" et vidéos/témoignages/initiatives d'actions possibles testées dans d'autres territoires...)
  • diaporama interactif (cf formation CAFOC) pour les vidéos des témoins ?

ETAPE - FORMALISATION/VALIDATION DE L'ACCORD (ACTIONS...) ET ORGANISATION DE LA RESTITUTION DU TRAVAIL DU GROUPE
Interventions : Préparation, animation et suivi de séquences dédiées au sein d'une réunion du groupe de concertation
Modalités :
  • Présentation et mise en discussion des actions proposées (amemdements...) : en présentiel
  • Validation des actions à conduire, du plan d'actions ou de l'accord définitif du groupe : en présentiel ou à distance ? cf expérience Raoul et/ou CD
  • Préparation de la restitution : en présentiel ou à distance (choix des représentant.e.s, définition des messages et modalités d'intervention, prépration plus approfondie avec les représentant.e.s en amont de la réunion de restitution)
Outils et supports de travail :
  • utilisation d'une carte mentale en direct pour dynamiser les mises en commun/restitution et positionner des idées "individuelles" dans un tout qui transcende ces idées (un groupe ne redit pas ce qui vient d'être présenter par le groupe précèdent) et système de pondération pour donner de la densité aux idées (votes gommettes ?) = cf expérience Laurent
  • compte zoom Ifrée (programmer et ouvrir une réunion zoom)
  • pad pour co-écriture et/ou partage d'écran des actions qui se valident au fur et à mesure
  • PPT en ligne (google slide) pour préparer l'intervention des représentant.e.s du groupe lors de la réunion de restitution
  • gare centrale : dépot de documents (liste des actions définitive, "fiches actions validées", PPT de présentation du travail réalisé pour la réunion de restitution)
  • réunion téléhonique OVH